I like meetings

I like meetings

När mina barn frågar vad jag abetar med så brukar jag svara att ”Pappa jobbar på kontor”.

”Men vad GÖR du?”, undrar barnen

”Skriver mail och går på möten”, svarar jag sanningsenligt.

För så är det. Mitt jobb består i att kommunicera på olika sätt. Antingen via det skrivna eller direkt via möten ansikte mot ansikte. Och häromdagen kom jag att tänka på en sak.

Jag satt på ett möte med runt 10-15 personer. Alla representerade varsin organisation/gruppering och mötet handlade om en gemensam angelägenhet som alla hade något intresse av. Det spelar egentligen inte någon roll vad det handlar om – ni känner igen er, eller hur?

Man kan dela upp möten i många olika typer. Här är fem av dem:

  1. Informationsmöten. En eller ett fåtal parter berättar om något som de andra bör/vill få veta.
  2. Förhandlingsmöten. Flera parter (minst två) träffas för att komma till en överenskommelse av något slag- Det kan vara en affärsuppgörelse, men det kan lika gärna vara upprättandet av städschemat i fikarummet.
  3. Förvaltningsmöten. Gruppen som träffas har ett gemensamt ansvar för en verksamhet. Ett styrelsemöte passar bra in här, eller ett ledningsgruppsmöte.
  4. Kreativa möten. Målet med mötet är att skapa något, kanske en ny affärsplan eller varför inte planeringen av en 40-årsfest. Dessa möten kan ibland likna förhandlingsmöten fast med kreativa inslag.
  5. Varför-är-jag-här-möten. Man befinner sig i ett rum med en massa andra personer och lyssnar på saker som man inte riktigt kan relatera till. Ibland handlar det helt enkelt om brist på förkunskap eller intresse, men ibland är det helt enkelt så att man inte förstår vilken typ av möte det rör sig om (förhandling, information etc.).

Det finns fler typer, men jag nöjer mig med att ta upp dessa fem. Och nu till min lilla spaning.

När jag satt på mötet – som var en blandning mellan typ 2 och typ 3 – kom jag på mig själv med att tänka på Facebook.

Tänk om vi hade kunnat uppgradera våra möten till att bli lite mer 2010-talet? Att mötas ansikte mot ansikte är obetalbart i många lägen, men att diskutera digitalt har också sina fördelar.

Tänk om vi hade haft en ”Like-knapp” med oss på möten. Och om allt som diskuterades också skrevs ner på samma sätt som en diskussion på till exempel Facebook (eller Disqus). Jag lovar – vi hade sparat mängder med tid och hade kunnat undvika mängder med missförstånd om en såpass enkel funktion som gilla-knappar hade kunnat appliceras på vår analoga miljö.

För det olika typerna skulle det innebära:

  1. Informationsmöten skulle kunna anpassas direkt efter åhörarna som lämnar omedelbar feedback.
  2. Förhandlingsmöten skulle kunna bli effektivare eftersom alla vet vad alla andra tycker – hela tiden.
  3. Förvaltningsmöten skulle kunna leda till snabba beslut och snabb återkoppling i frågor som kräver konsensus.
  4. Kreativa möten har mycket att vinna på ett metalager av information som kan komplettera det talade ordet. Se det som en genväg till att snabbt få igång ett bra idéklimat.
  5. Varför-jag-är-här-möten skulle kanske kunna hållas till ett minimum om deltagarna kunde uppvisa tydligare vilka deras förväntningar på mötet är.

Tänk på detta nästa gång du sitter i möte. Föreställ dig en gilla-knapp framför varje deltagare och föreställ dig också att alla kan se vilka som klickar gilla och för vad. Och föreställ dig hur mycket snabbare man skulle kunna komma överens.

2 thoughts on “I like meetings

  1. Kul karakterisering av möten! Jag hade en gång ett jobb som jag brukade beskriva som ”jag sitter i t/c och skriver ppt”.

Leave a Comment